Tatilde e-postalarınızı mı kontrol etmelisiniz yoksa ofise döndüğünüzde bir mesaj tsunamisiyle mi karşılaşmalısınız?
Gelen kutularıyla savaş halindeki işçiler için ikisi de mükemmel bir seçenek değildir.
Bu yüzden birçok insan ortadaki bir şeyi seçer. Ancak pazarlama şirketi Emerging Insider Communications’ın CEO’su Zachary Weiner, tatilde e-postaları izlemek bile “neredeyse her zaman kötü bir harekettir” dedi.
“Pandora’nın Kutusu bir kez açıldığında, genellikle kendinizi yanıt vermek zorunda, yangınları söndürmek zorunda kalırken, istemeden saatlerce zaman harcarken buluyorsunuz” dedi.
İş-yaşam dengesi danışmanı Joe Robinson, yine de beyaz yakalı çalışanların yaklaşık %84’ünün bunu yaptığını ve %70’ten fazlasının Teams, Slack ve WhatsApp gibi üç veya daha fazla platformdan gelen mesajları öncelik sırasına koyduğunu söyledi.
“Bu gelgit dalgasında herkes kürek çekiyor” dedi. “Her şeyi yanlış yapıyoruz. Bu yüzden herkes bu kadar bitkin.”
Bir ‘e-posta müdahalesi’
Robinson, CNBC Travel’a verdiği demeçte, “tatil e-postası paniği” gibi sorunlarla başa çıkmak için bu ayın başlarında bir “E-posta Müdahale Kampanyası” başlattı.
Nisan ayında işçiler arasında yaptığı bir ankete göre:
- %25’i ofise dönerken e-posta yığılmasını önlemek için bir tatili atladı
- %34’ü aynı nedenle tatillerini kısalttı
- %87’si, acil durumlar dışında işten sonra bağlantıyı kesmek için bir şirket politikasını destekliyor
Bunu doğru yapan bir şirket, çalışanların tatildeyken gelen e-posta mesajlarını otomatik olarak silmesine izin veren Mercedes-Benz Group, dedi. (Ofis dışında iletiler, gönderenleri de iletilerin silindiği konusunda uyarır.)
İş hayatı konuşmacısı ve danışmanı Joe Robinson, “E-postadan tükenmiş tonlarca insanla karşılaşıyorum” dedi. Yöneticiler ve “tepedeki insanlar … daha kötü durumda.”
Kaynak: Joe Robinson
Robinson’a göre, ankete katılanların %95’i şirketlerinde benzer bir politikayı destekleyeceklerini söyledi.
Robinson, şirketlere, ideal olarak çalışanlara tatilde e-postalarını kontrol etmeme izni veren tanımlanmış e-posta politikaları oluşturmalarını tavsiye ediyor.
ABD merkezli borç veren altLine Sobanco’nun CEO’su Gates Little, liderliğin örnek teşkil etmesi gerektiğini ekleyerek kabul etti.
“Patronunuz dışarıdayken sürekli e-postalara cevap veriyorsa, siz de aynısını yapmanızın beklendiğini düşünmüyor musunuz?” dedi. “Oysa iş-yaşam dengesini vaaz eden bir patron, e-postalar dönene kadar yanıt vermeyerek örnek teşkil edecektir.”
Tatilinizden önce başlayın
1. “Ofis Dışında” otomatik yanıtınızın tarihlerini doldurun
Acil e-postalar için tatil zaman çizelgeniz ve bir iş arkadaşınızın iletişim bilgileriyle bir otomatik yanıt ayarlayın, ancak bunu izin tarihlerinizden birkaç gün önce ve sonra açın.
Finans ve sigorta ajansı The Annuity Expert’in kurucusu ve CEO’su Shawn Plummer, “OOO otomatik yanıtınızı tatilden önceki ve sonraki günleri kapsayacak şekilde genişlettiğinizde, daha az stresli hissederek zamanınızın tadını çıkarabilirsiniz” dedi.
2. Bir “e-posta ortağı” seçin
Teslimat yazılımı şirketi Circuit’in CEO’su Jack Underwood, bir “e-posta ortağının” iki sorunu çözdüğünü söyledi. Gönül rahatlığıyla ayrılabilir ve geri döndüğünüzde “birikmiş e-posta yığınını” önleyebilirsiniz.
Joe Robinson, “ortaklara” aşırı yük bindirmemek için yalnızca acil durum e-postalarıyla ilgilenmelerini tavsiye ediyor. Ve Emerging Insider’dan Weiner, “partnerinize” acil konuları tartışması için e-posta yerine kısa mesaj gönderme talimatı vermenizi önerir.
3. Filtreleri ayarlayın
Müşteri hizmetleri şirketi Clario’da başkan yardımcısı olan Stanislav Khilobochenko, acil e-postaları alakasız olanlardan ayırmak için filtreler kullanıyor. “Ben yokken gelen e-postaların önceliğe göre sıralanması için mümkün olduğunca çok filtre kurdum” dedi.
İnsan kaynakları şirketi Oyster’ın ana insan ortağı Kim Rohrer, en önemli e-posta profesyonel ipucunu 2011’deki 24 günlük balayı sırasında keşfettiğini söyledi.
İki filtre ayarlar:
- Tüm postaları arşive gönder ve okundu olarak işaretle
- Konusunda “BENİOKU” bulunan tüm postaları özel bir “BENİOKU” klasörüne gönderin
Tatil tarihlerinde tüm e-postaları arşivlediğini gönderenlere otomatik yanıt yoluyla bildirir. Acil e-postaları bir meslektaşına yönlendirir, ancak acil olmayan e-postaların “döndüğümde okumamı istersiniz” konu satırında “BENİOKU” yazılarak kendisine gönderilmesini ister.
CNBC Travel’a “Bir kez kontrol ettim ve iki haftalık bir tatilden sonra 3.000’den fazla e-posta aldım, ancak” daha sonra oku “klasörümde yalnızca dört e-posta vardı” dedi. iş yükleri.”
4. Bildirimleri sessize alın
Ek şirket Paradigm Peptides’in pazarlama müdürü Christy Pyrz, işi kapatmak için e-posta bildirimlerini ve mesajlaşma sistemlerini sessize alın dedi.
“Kendine bir iyilik yap,” dedi. “Uygulamaların sesini kapat.”
Burada eşi Erin (solda) ile Sri Lanka’da görüntülenen Mrigaa Sethi, ikisinin de tatillerde çalışma alışkanlığı olduğunu söyledi. “Bu sefer e-posta uygulamalarımızı sildik ve bildirimleri kapattık ve şimdiye kadarki en iyi zamanımızı geçirdik.”
Kaynak: Mrigaa Sethi
Ancak seyahat editörü Mrigaa Sethi bir adım daha ileri gidiyor. “Uygulamaları silin! Email, Slack, Teams… mutlak olun. Kapıyı yarı açık bırakmayın.”
E-posta yığılmasını önlemek için e-postaları her gün kontrol etme dürtüsünü anladığını, ancak “Kendimi o kadar iyi tanıyorum ki en ufak bir haber bile beynimi çalıştıracak.”
Tatilde e-postayı evcilleştirmek
Gelen kutunuzdan ayrılamazsanız, e-posta süresini en aza indirmek için şu ipuçlarını izleyin:
1. Belirlenen saatleri ayarlayın
Nasdaq listesinde yer alan teknoloji şirketi Iveda’nın CEO’su David Ly, tatilde her gün e-postalarını kontrol ettiğini söyledi.
Tatilde olsam da olmasam da belirli bir süre ayırarak disiplinli kalmaya çalışıyorum” dedi.
Dijital pazarlama ajansı GR0’ın kurucusu Jonathan Zacharias, “günde yalnızca bir kez hızlı bir kontrol” yapılmasını öneriyor.
Dijital enerji danışmanı Arbor’un kurucusu ve CEO’su Andrew Meyer, “gündüz aktivitelerini kaçırmamak için” sabahın erken saatlerinde veya gece geç saatlerde tercih edilmesini öneriyor.
2. Yanıt vermeyin (gerekmiyorsa)
E-postalar tavşan gibi çoğalıyor, dedi Joe Robinson. Ortalama olarak, gönderilen her e-posta beş mesaj daha tetikliyor ve herkes üç dakikanızı alıyor, dedi.
“Göndermediğiniz her e-posta ile kendinize 18 dakika kazandırmış olursunuz” dedi.
Ve “teşekkürler” ve “anladım” gibi tek satırlık e-postalar göndermeyi bırakın, dedi. “İnsanlar hala bunu açmak zorunda.”
Teknoloji spor kartı şirketi Arena Club’ın kurucusu ve CEO’su Brian Lee için tatildeyken e-postalara yanıt vermemek net bir sınır oluşturuyor. “İnsanlar zamanınıza daha fazla saygı gösterecek” dedi.
Ofise kolayca geri dönün
Çalışan izleme şirketi Checkr’ın baş ürün sorumlusu Denise Hemke, şirketinin tatillerden sonra e-postaları yakalamak için zamanı engellediğini söyledi.
“Çalışanlarımızdan, işlerin akışına geri dönmeden önce birkaç günlerini yalnızca e-postalarına odaklanmalarını istiyoruz” dedi. “Bu, işe döndüklerinde aşırı dolu bir gelen kutusuyla bunalmış hissetmeden, hızlı ve verimli bir şekilde yakalanmalarına yardımcı oluyor.”
İşe alma şirketi The Birmingham Group’un CEO’su Brian Binke, şirketinin çalışanlarına seyahatlerden sonra da e-postaları takip etmeleri için zaman ayırdığını söyledi.
Halkımızın tatildeyken olabildiğince dinlenmesini istiyoruz” dedi.
